دورة السكرتارية وإدارة المكاتب وتقديم التقارير والمراسلات الرسمية

لمحة عامة

تقدم هذه الدورة دورة السكرتارية وإدارة المكاتب وتقديم التقارير والمراسلات الرسمية، وذلك لكل شخص يرغب في تطوير مهاراته في عملية إدارة المكاتب والتعلم أكثر على نظم السكرتارية وأهميتها في تطوير الشركات.

السكرتارية أو إدارة المكاتب تعتبر مهمة تنظيم استقبال الزوار لمكتب المدير أو تقديم التقارير والمراسلات كافة ومن أهم وأبرز المهام التي يقوم بها مدير المكتب، تدعيم العلاقات بين المنظمة والجهات الأخرى والجمهور ومن الملاحظ في كثير من مكاتب كبار المسؤولين الذي لديهم علاقة كبيرة بمصالح الجمهور وزيادة تكدس الزوار من الجمهور وأصحاب المصالح وأيضاً على مكاتب الموظفين مما يؤدي إلى الكثير من المتاعب والاحتكاك ويترتب لك على ارتباك المسؤولين والموظفين وعدم قدرتهم على إعطاء الوقت الكافي من أجل تنفيذ المهام حتى إن كثير من المسؤولين يرددون بشكل دائم بأنه ليس لديهم الوقت الكافي من أجل التفكير وذلك نتيجة لكثرة الزوار والمترددين من أصحاب المصالح، فتكون أهمية إدارة المكاتب من خلال تنظيم المكاتب والاستقبال والمقابلات، فقد أصبح مدير المكتب يمثل حجز الزاوية في مكتب مديره ويعتبر واجهة المؤسسة التي يعمل بها، حيث يتعامل مع جميع المتعاملين والقادمين إلى المؤسسة أو مع المدير مع السكرتير أولاً قبل أن تتاح لهم الفرصة من أجل مقابلة المدير، ولعل أكثر ما يضايق الرئيس أن تكون الواجهة التي تمثل مؤسسته على فير المستوى المطلوب من الكفاءة والتنظيم.

أهداف الدورة

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

عند نهاية برنامج الدورة سيكون المشاركين فيها قد تعرفوا على:

• مفهوم أعمال السكرتارية وإدارة مكتب التنسيق.
• تنظيم إدارة مكاتب إدارة الأعمال.
• كيفية القيام بالأعمال والمهام المكتبية السكرتارية.
• أساسيات إدارة المكاتب وتقديم التقارير.
• السكرتارية وأهميتها تطوير وتنظيم عمل الشركات.
• الأسس والاستراتيجيات في عملية إدارة المكاتب.
• اكتساب الخبرات في تنظيم المراسلات والتقارير وتقديمها.
• استخدام أحدث البرامج من أجل دعم عملية تنظيم المكاتب.

الفئة المستهدفة من حضور البرنامج التدريبي:

• أصحاب المنشآت الذين يرغبون في تطوير عمل إدارة المكاتب في الإدارة العليا.
• مدراء وأصحاب المؤسسات الراغبين في تطوير عمل مؤسساتهم.
• مدراء المكاتب الراغبين في تطوير خبراتهم في إدارة المكاتب والسكرتارية.
• مسؤولي تقديم التقارير والمراسلات الرسمية إلى المؤسسات الأخرى.
• كافة العاملين ضمن مكاتب السكرتارية لدى الشركات وكبار الشخصيات.
• الطلاب والأكاديميين الباحثين عن تطوير قدراتهم ومهاراتهم الإدارية.